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 Desde 1998 a Paulicon viu a necessidade de aprimorar os arquivos dos seus clientes. Naquela época reestruturou todo departamento, fez investimentos e inovou no segmento contábil, terceirizando o arquivo dos clientes para empresa especializada em guarda de documentos.
Avaliamos, separamos, catalogamos todos os documentos, armazenando através do sistema de arquivo “Off-Site Storage System”.
Hoje trabalhamos com um número de 6.662 caixas arquivadas e catalogadas de forma a garantir a integridade de todos os documentos.
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Beneficíos:
- Custo baixo;
- Liberação de espaço físico;
- Segurança no atendimento a fiscalizações;
- Sigilo de informações
Recursos:
- Galpão apropriado;
- Sigilo e inviolabilidade para acesso dos documentos;
- Seguro contra incêndio e roubo;
- Caixas lacradas;
- Anti-mofo, anti-traça e outros insetos ou roedores;
- Códigos de barras;
- Brigada de incêndio;
- Sensores de fumaça;
- Sistema de malote de emergência de 03 horas de entrega de caixas;
- 03 Torres caixas d´água;
- Totalmente informatizado;
- Triagem e responsabilidade da Paulicon;
O expurgo ou destruição de todo material (caixas de arquivo), somente será feito mediante a autorização por escrito dos sócios da empresa, ou responsável pelos mesmos.
Digitalização
Para melhor atender aos nossos clientes a Paulicon volta a investir no arquivo, agora digitalizando seus documentos.
- Objetivos da Digitalização:
Tomada de decisões através de:
- Maior rapidez na localização de documentos;
- Permitir acesso a um documento ao mesmo tempo por mais de uma pessoa;
- Permitir cópias imediatas de documentos sem retirá-las do arquivo;
- Garantir a integridade do arquivo durante muitos anos, sem perda de qualidade das imagens;
- Segurança de informações e dos documentos, ao evitar o manuseio e o transporte.
Documentos que podem ser digitalizados e disponibilizados através de rede ou na Internet:
- Contrato Social e Alterações
- Contratos de Locação
- Notas fiscais de Ativo Imobilizado
- Guia de Impostos
- Contratos de Transportes
- Contratos Bancários (Leasing, Finames, etc).
- Escrituras de Imóveis
- Dossiê de Funcionários
- etc.
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